Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): Bots đảm nhận các công việc thủ công, tẻ nhạt

• tác giả:
• tên tác giả

  Tầm nhìn lượng tử
• Tháng Tám 19, 2022

Tóm tắt thông tin chi tiết

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang định hình lại cách doanh nghiệp quản lý các công việc thường ngày, khối lượng lớn, giúp các quy trình nhanh hơn và chính xác hơn. Bản chất thân thiện với người dùng và khả năng tương thích với các hệ thống hiện có giúp nó có thể truy cập rộng rãi, ngay cả đối với những người có kỹ năng kỹ thuật hạn chế. Việc áp dụng rộng rãi RPA trong nhiều ngành khác nhau giúp hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn.

Bối cảnh tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)

RPA đang thay đổi cách các doanh nghiệp xử lý các nhiệm vụ có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại, thường được thực hiện bởi các nhóm lớn nhân viên cấp mới. Công nghệ này đang thu hút được sự chú ý trong các lĩnh vực từ tài chính đến nhân sự do tính dễ triển khai và yêu cầu mã hóa tối thiểu. RPA hoạt động bằng cách tự động hóa các tác vụ tuân theo các quy tắc cụ thể, chẳng hạn như nhập dữ liệu, đối chiếu tài khoản và xác minh quy trình. Bằng cách sử dụng RPA, doanh nghiệp có thể đảm bảo các công việc thường ngày này được hoàn thành nhanh chóng và không có lỗi, nâng cao năng suất tổng thể và giảm khối lượng công việc cho nhân viên.

Việc áp dụng các công cụ RPA được hỗ trợ bởi thiết kế thân thiện với người dùng và thiết lập nhanh chóng. Ngay cả những người có chuyên môn kỹ thuật hạn chế cũng có thể triển khai các giải pháp RPA, giúp nhiều doanh nghiệp có thể tiếp cận chúng. Các nhà phát triển phần mềm có thể tùy chỉnh hệ thống RPA nâng cao để đáp ứng nhu cầu riêng của một tổ chức trong vài tuần hoặc thậm chí vài ngày. Các hệ thống này mang lại lợi thế là hoạt động liên tục suốt ngày đêm và chúng tích hợp liền mạch với các hệ thống cũ hơn hiện có trong công ty. 

Một ví dụ đáng chú ý về tác động của RPA là trường hợp của QBE, một công ty bảo hiểm hàng đầu thế giới. Từ năm 2017 đến năm 2022, công ty đã khai thác RPA để tự động hóa 30,000 nhiệm vụ hàng tuần liên quan đến khiếu nại của khách hàng. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm đáng kể 50,000 giờ làm việc, tương đương với sản lượng hàng năm của 25 nhân viên toàn thời gian. 

Tác động gián đoạn

RPA giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí chung bằng cách hợp lý hóa các tác vụ thủ công với một phần chi phí thuê cả một nhóm công nhân để thực hiện các tác vụ nói trên. Ngoài ra, các công ty có thể tiết kiệm các chi phí khác như cơ sở hạ tầng (ví dụ: máy chủ, lưu trữ dữ liệu) và hỗ trợ (ví dụ: bàn trợ giúp, đào tạo). Hợp lý hóa các nhiệm vụ/quy trình lặp đi lặp lại cũng giúp tăng tốc thời gian hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp. Ví dụ: mở nhiều ứng dụng để tra cứu chi tiết khách hàng trong trung tâm hỗ trợ thẻ tín dụng có thể tiêu tốn từ 15 đến 25 phần trăm tổng thời gian cuộc gọi. Với RPA, quy trình này có thể được tự động hóa, tiết kiệm thời gian cho đại lý. Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác và hiệu quả của hoạt động của họ, đặc biệt là khi giao tiếp với cơ sở dữ liệu lớn. RPA cũng giảm rủi ro, chẳng hạn như tự động hóa các quy trình dễ xảy ra lỗi như khai thuế hoặc quản lý bảng lương.

Một lợi ích khác của việc tự động hóa các quy trình là tuân thủ tốt hơn các quy định. Ví dụ: trong ngành tài chính, có nhiều yêu cầu quy định như KYC (biết khách hàng của bạn) và AML (chống rửa tiền). Bằng cách sử dụng RPA, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các chính sách này được đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn nữa, nếu có sự thay đổi trong môi trường pháp lý, các công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh các quy trình của mình để tránh bị gián đoạn hoạt động. 

Về mặt dịch vụ khách hàng, RPA có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ như gửi thư cảm ơn hoặc thiệp sinh nhật, khiến khách hàng cảm thấy được trân trọng mà không cần phải cử nhân viên quản lý những chi tiết này. Vì nhân viên không phải thực hiện các loại công việc có khối lượng lớn nhưng giá trị thấp này, nên họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như ra quyết định. Ví dụ: RPA có thể được sử dụng để tạo báo cáo thường xuyên, cho phép người quản lý có thêm thời gian để xem xét các báo cáo này và đưa ra quyết định tốt hơn. 

Ý nghĩa của quá trình tự động hóa robot 

Ý nghĩa rộng hơn của việc tăng cường áp dụng RPA có thể bao gồm: 

• Hỗ trợ các nỗ lực phát triển bền vững của tổ chức bằng cách giảm mức tiêu thụ năng lượng và các quy trình dựa trên giấy tờ.
• Nền tảng mã thấp, xử lý tài liệu thông minh, trí tuệ nhân tạo, học máy, khai thác quy trình và phân tích hỗ trợ RPA trong việc phát triển quy trình làm việc thông minh dẫn đến siêu tự động hóa.
• Các công ty trong lĩnh vực sản xuất và công nghiệp ngày càng sử dụng nhiều giải pháp RPA dựa trên máy móc khác nhau để tự động hóa hầu hết các quy trình của nhà máy, dẫn đến tỷ lệ thất nghiệp ngày càng tăng trong các lĩnh vực này.
• Nhu cầu ngày càng tăng đối với các chuyên gia tự động hóa để xử lý các dự án RPA khác nhau, bao gồm cả việc phối hợp với các nhà cung cấp khác nhau.
• Tuân thủ thuế và lao động tốt hơn cho các bộ phận nhân sự.
• Các tổ chức tài chính sử dụng RPA cho nhiều ứng dụng quản lý tài sản, cũng như để phát hiện và chặn các nỗ lực lừa đảo lặp đi lặp lại và các hoạt động lừa đảo tiềm tàng khác.

Các câu hỏi cần xem xét

• Nếu công ty của bạn sử dụng RPA trong các quy trình của mình, thì công ty đó đã cải thiện quy trình làm việc như thế nào?
• Những thách thức tiềm ẩn trong việc triển khai RPA là gì?